Das Belgische Staatsarchiv gliedert sich in das Generalstaatsarchiv mit zwei Standorten in Brüssel als Hauptverwaltung, die drei in Brüssel ansässigen und für bestimmte Archivbestände zuständigen Dienststellen Archiv des königlichen Palasts, CegeSoma (Centre d’Études et de Documentation Guerre et Sociétés contemporaines/Studie- en Documentatiecentrum Oorlog en Hedendaagse Maatschappij) sowie Archivdienst für Kriegsopfer (Service Archives des Victimes de la Guerre/Dienst Archief Oorlogsslachtoffers) und darüber hinaus in 14 Staatsarchive mit Archivsprengeln in den Provinzen des Königreiches.
Gemäß dem Belgischen Archivgesetz übernimmt, erhält und verwaltet das Staatsarchiv in Eupen das Archivgut der öffentlich-rechtlichen Einrichtungen und Körperschaften des belgischen Föderalstaates, die im Archivsprengel, der dem Gerichtsbezirk Eupen entspricht, ihren Sitz haben. Der Gerichtsbezirk Eupen ist seinerseits deckungsgleich mit den neun Gemeinden des deutschen Sprachgebiets, die ihrerseits die Deutschsprachige Gemeinschaft Belgiens („Ostbelgien“) bilden: Amel, Büllingen, Bütgenbach, Burg-Reuland, Eupen, Kelmis, Lontzen, Raeren und Sankt Vith.
Gleichzeitig haben auch acht der neun Gemeinden des deutschen Sprachgebiets von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, ihre historischen Akten als Deponat an das Staatsarchiv abzugeben. Der Bestand an staatlichen Unterlagen hat durch dieses kommunale Schriftgut eine bedeutende Erweiterung erfahren. Als weitere wichtige Überlieferung kommen Unterlagen der kirchlichen Einrichtungen aus dem Sprengel, zum Teil als säkularisiertes Archivgut (Kirchenbücher), zum Teil als Deponate hinzu. Darüber hinaus bewahrt das Staatsarchiv privates Archivgut von natürlichen und juristischen Personen, die ihren Sitz oder Wohnort im Sprengelgebiet hatten beziehungsweise haben.
Als einziges belgisches Staatsarchiv übernimmt das Staatsarchiv in Eupen zudem die dauerhaft archivwürdigen Unterlagen eines föderalen Gliedstaates, nämlich der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens. Die ostbelgische Regierung hat bisher auf den Erlass eines eigenen Archivdekrets und die Einrichtung eines eigenen „Gemeinschaftsarchivs“ verzichtet. Stattdessen wurde 2013 eine Zusammenarbeitskonvention zwischen dem Belgischen Staatsarchiv und der Regierung der Deutschsprachigen Gemeinschaft unterzeichnet, durch die das Staatsarchiv in Eupen in die Lage versetzt wurde, als Föderale Behörde die Aufgabe eines „Landesarchivs“ der Deutschsprachigen Gemeinschaft wahrzunehmen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen im Ministerium bzw. den anderen Öffentlichen Diensten der Deutschsprachigen Gemeinschaft werden die entsprechenden Unterlagen ggf. bewertet und durch das Staatsarchiv in Eupen übernommen. Hierzu stellt die Deutschsprachige Gemeinschaft seit 2017 finanzielle und personelle Ressourcen, die in einem ergänzenden Zusammenarbeitsabkommen geregelt wurden, zur Verfügung.
Quelle: P. Quadflieg, Die Bestände des Staatsarchivs in Eupen. 3., vollständig überarbeitete und erweiterte Auflage, Brüssel 2019, S. 11 f.